Comportement « hors cadre » ? Un recadrage est nécessaire.

Vous souhaitez obtenir un changement de comportement de la part de vos collaborateurs / collaboratrices car vous faites face à des comportements inadéquats ou déviants de leur part et vous ne savez pas comment les recadrer sans les blesser ni les démotiver ?

Recadrer un collaborateur / une collaboratrice au comportement déviant ou inadéquat (« hors cadre ») ne s’apprend pas à l’école et c’est pourtant une compétence clé en management.

Apprenez à recadrer sans démotiver … grâce à la méthode des 5 C.

Pourquoi recadrer ?                             

Parce que votre collaborateur est « sorti du cadre » : il n’a pas respecté le règlement intérieur de l’entreprise, les règles de vie en équipe, vos instructions …

Lorsque vous recadrez un collaborateur votre intention doit être double :

  • Transformer un comportement inadéquat « hors cadre » (que ce soit une erreur, une faute ou une négligence) en axe d’amélioration et de progrès,
  • Faire vivre une prise de conscience positive au collaborateur pour obtenir un changement de comportement de sa part.

Quand recadrer ?                                  

Le plus rapidement possible après la survenance de la sortie de cadre (l’observation du comportement non adapté).

Comment bien recadrer ?                 

Les 2 erreurs fatales à éviter en matière de recadrage :

  • Le recadrage en public car cela amène de la honte ou de la culpabilité pour le collaborateur,
  • Le recadrage sur des opinions car chacun est libre de ses opinions.

Les 2 bonnes pratiques du manager en termes de recadrage :

  • Préparez votre recadrage en vous posant les bonnes questions,
  • Maîtrisez le processus de l’entretien de recadrage avec la méthode des 5 C.

Un processus efficace : la méthode des 5 C.

> Étape 1 : Préparez l’entretien de recadrage en vous posant les bonnes questions :

  • Quels sont les faits (objectifs et mesurables) ? « Tu es souvent en retard » est une opinion, un jugement. « La réunion commençait à 9h00 et tu es arrivé à 9h20 » est un fait.
  • Quelles sont les conséquences négatives du comportement inadéquat (« hors cadre ») à tous les niveaux : pour votre collaborateur, pour vous en tant que manager, pour votre équipe, pour l’organisation ?
  • Quel est le degré de responsabilité du collaborateur : erreur, négligence, faute ou fraude ?
  • La compétence du collaborateur est-elle en cause ?
  • Quelle est (sont) la (les) cause(s) que vous pouvez percevoir de ce comportement « hors cadre » ?
  • Quelles seront les conséquences positives d’un changement de comportement pour votre collaborateur, pour vous en tant que manager, pour votre équipe, pour votre organisation ?

> Étape 2 : Convoquez en privé votre collaborateur. Vous êtes le supérieur hiérarchique et vous allez « tenir le cadre » de l’entretien grâce au processus des 5 C.

Car si vous ne le faites pas, c’est votre collaborateur qui risque de prendre le contrôle de l’entretien. Alors comment procéder ? Grace aux 5 C qui sont les 5 étapes de l’entretien de recadrage : 1. Cadre 2. Comportement « hors cadre » observé 3. Conséquences négatives 4. Changement de comportement 5. Conséquences positives

1. Cadre :

Commencez par rappeler le cadre (la règle, le règlement intérieur, les usages).

2. Comportement observé chez votre collaborateur :

Mentionnez des éléments objectifs et mesurables (pas d’opinions ni de jugements subjectifs qui prêtent à critique ou évasion de la part du collaborateur). Exemple : « Ce matin, la réunion commençait à 9h00 et tu es arrivé à 9h20 ».

3. Conséquences négatives du comportement non adapté :

Que ce soit une erreur, une faute ou une négligence, mentionnez les conséquences (financières, relationnelles …) du comportement non adapté et ce, à tous les niveaux (pour votre collaborateur, pour vous en tant que manager, pour l’équipe, pour l’organisation).

4. Changement de comportement :

Idéalement la solution (l’action correctrice) doit venir du collaborateur. En effet, il sera beaucoup plus enclin à respecter son engagement de changer son comportement si c’est lui qui l’a proposé. Si votre collaborateur n’a pas de solution immédiate à proposer, laissez-lui un peu de temps pour y réfléchir et vous en faire part dans le cadre d’un autre entretien. Si votre collaborateur ne vous propose aucune solution, alors ce sera à vous de la lui suggérer voire de lui imposer.

5. Conclusion positive (les conséquences positives du changement de comportement) :

Pour conclure l’entretien, rappelez les bénéfices mutuels d’un changement de comportement : ce que le respect de l’engagement du collaborateur va lui apporter et va apporter aux autres (à vous, à l’équipe, à l’organisation).

Retour d’expérience.

S’il n’y a pas de cadre, il n’y a pas de sortie possible et dons pas de recadrage possible. Pensez à expliciter à votre équipe les règles que vous souhaitez faire respecter. Le cadre de travail est sécurisant et les collaborateurs ont parfois tendance à tester les limites du cadre (parfois à la façon des adolescents avec leurs parents) pour se rassurer car l’absence de cadre peut être source d’inquiétude. Lorsque les règles sont connues, chacun sait s’il se trouve dans le cadre ou hors cadre.

Au cours d’un entretien de recadrage, soyez vigilant à ne pas vous laisser entraîner dans les causes du problème : votre collaborateur est souvent tenté de justifier son comportement non adapté et la liste des causes peut être longue. En préparant votre entretien de recadrage, vous les anticiperez pour être en vigilance. C’est de la responsabilité de votre collaborateur de gérer les causes. Comment font les autres membres de l’équipe pour arriver à l’heure aux réunions ?

Si votre collaborateur ne prend aucun engagement ou cherche à argumente sur les causes, n’hésitez pas à pratiquer le « disque rayé » : « Que me proposez-vous comme solution ? »

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